Agile Business Day 2017

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L’agile Business Day 2017 si e’ concluso giusto da una settimana. L’esperienza per noi è stata molto importante, sopratutto perche’ ci ha visti partecipare all’evento da un punto di vista diverso dal solito, questa volta eravamo presenti come supporto per l’organizzazione.

Esatto eravamo VOLONTARI.

Questo e’ uno dei punti di forza dell’Agile Business Day, non ci sono dietro aziende o altre persone stipendiate che organizzano, ma ci sono 22 persone che hanno deciso di dedicare il loro tempo per la riuscita di questo evento, e il clima prima durante e dopo è sempre stato ottimo. Oltre a questo abbiamo applicato alla lettera la modalità Agile. Riunioni, task, sprint, libertà di esprimersi, ma la cosa piu’ importante la responsabilità che hanno avuto le persone nell’assegnarsi incarichi in autonomia, in base a cio’ che sentivamo piu’ congeniale con le proprie caratteristiche. Alla fine del tutto non poteva mancare una bellissima retrospettiva di gruppo, attività che ci ha gia’ proiettati all’edizione 2018.

L’Agile Business Day è stata un’opportunità unica per scambiare idee e condividere le pratiche più efficaci sia per noi, che esperti e professionisti del settore, ma soprattutto con chi si affaccia a questi temi per la prima volta. Il principale punto di forza di un’organizzazione moderna consiste nella sua capacità di apprendere rapidamente e di garantire una risposta rapida alle nuove esigenze e opportunità del mercato. Ciò comporta una rivisitazione del modo di operare dell’organizzazione che, per essere veramente efficace, implica un profondo cambiamento a vari livelli: organizzativo, operativo, strategico e culturale.

Infatti e’ passata solo una settimana lavorativa dall’Agile Business Day, e durante questa settimana in ufficio si sono gia’ sentiti i primi cambiamenti, c’e’ la voglia di perfezionare quanto gia’ si stava facendo, magari mettendoci solo piu’ consapevolezza. I workshop esperienziali che abbiamo frequentato hanno dato una visione dell’azienda diversa dal solito, sicurametne piu’ proiettata al futuro e alla crescita, tutto in modo Agile.

Per chi avesse perso i workshop o i vari talk a breve potrà trovare tutto on line sul sito ABD2017, materiale slide e video.

Le organizzazioni che crescono imparando a sfruttare il potenziale creativo dei propri dipendenti possono passare da buone a stabilmente grandi nel tempo.

Per chi non lo avesse ancora letto ecco il manifesto.

Studi professionali, quando l’informatica offusca il servizio

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Oggi come oggi possiamo considerare gli studi professionali come delle vere e proprie aziende, sono totalmente rivolti al cliente, cercando di curare sempre più il servizio che possono offrire, sia che si parli di commercialisti, consulenti del lavoro, Avvocati, Notai…

Il loro obbiettivo principale è quello di concentrarsi sempre più sul servizio offerto, prevenire le esigenze che possono nascere al cliente; tutto questo senza pre-occuparsi di tutto il contorno che esiste nello studio, come ad esempio tutta la parte informatica, che deve essere un semplice strumento di supporto e non uno spreco di attenzioni o energie.

Quando iniziamo ad entrare in contatto, dal punto di vista informatico, con studi professionali spesso escono dinamiche dello studio leggermente diverse dalle classiche conosciute. Ci accorgiamo insieme al cliente, che a volte queste dinamiche, rischiano di articolare tutta la gestione interna dello studio, aumentandone solo la complessità.

Struttura

All’interno dello stesso studio possono essere presenti anche più liberi professionisti che collaborano sugli stessi clienti e magari contemporaneamente ne curano alcuni in modo esclusivo.

Ecco che una attenzione di riguardo andrebbe data anche alla parte di riservatezza dei dati in modo da non condividere troppe informazioni riservate all’interno dello studio, questo anche per garantire una maggiore riservatezza al cliente.

Quantità di software

Spesso i software utilizzati per gestire i servizi erogati possono essere numerosi, basti pensare alla fatturazione, o alla dematerializzazione cartacea, agli invii verso l’agenzia delle entrate, al dialogo con la dogana, agli invii telematici, alla firma digitale, senza dimenticare tutto il mondo della posta certificata e molti altri…

Dietro a tutte queste esigenze, lo studio deve adottare dei software che vadano a soddisfare le esigenze dei propri clienti, e spesso gli Help Desk che gestiscono il primo livello di assistenza non conoscono nel dettaglio le dinamiche dello studio, o non conoscono il contesto in cui viene utilizzato il loro software, rendendo molto faticosa la collaborazione e quindi la soluzione della problematica, con il rischio di dover effettuare più interventi.

Tecnicismi

Spesso il/la collaboratrice è responsabilizzata nel dialogare con i servizi di assistenza relativi a tutti i software utilizzati nello studio, ritrovandosi a dialogare tra varie “lingue” diverse, dovendo mettere insieme i vari tecnicismi che le arrivano.

Tutto questo richiede molto sforzo e tempo, togliendo attenzione al servizio che dovrebbe essere erogato al proprio cliente.

Un desiderio che vediamo negli studi professionali, è quello di avere le postazioni interscambiabili, (in caso di problemi la persona si dovrebbe poter sedere davanti ad un computer e continuare a lavorare senza fermi della propria produttività).

La maggior parte delle volte, che entriamo in contatto con queste realtà, notiamo che questa esigenza resta solo un desiderio, le postazioni nel tempo cambiano, le versioni dei programmi installati non sono più allineate (magari perché le postazioni non vengono nemmeno accese a distanza di tempo), a volte passa in secondo piano l’esigenza di essere tutti allineati, perché prende il sopravvento il servizio al cliente, dimenticando che tutto potrebbe essere molto più semplice ed economico.

A volte fermarsi e pianificare per tempo una riunione, con il proprio sistemista o la società esterna che segue lo studio dal punto di vista informatico, permetterebbe di vedere le cose da altri punti di vista, e permetterebbe di mettere l’attenzione su tutti quegli ambiti che potrebbero essere arricchiti con altri strumenti o semplicemente modificati (ricordiamo che che la tecnologia evoleve molto velocemente). 

Alcuni Spunti:

• La sicurezza dei dati all’interno dello studio ma anche all’esterno 

• Il lavoro concorrente tra colleghi sugli stessi documenti 

• La possibilità di lavorare in mobilità senza percepire di non essere in ufficio 

• Le comunicazioni verso il cliente e dal cliente anche quando i colleghi sono assenti 

• L’interscambiabilità delle postazioni di lavoro 

• La trasparenza degli strumenti utilizzati avendo sempre tutto aggiornato 

Allora… BUONA RIUNIONE. ;)

Case Study App Aziendale: FoilFinder

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CLIENTE: Ipa Srl
TIPOLOGIA: PROGETTO SOFTWARE

OBBIETTIVO PROGETTO

IPA s.r.l è un’azienda produttrice di profili per sistemi in pvc per porte e finestre. Lo scopo era quello di creare un App Aziendale, che permettesse ai clienti dell’azienda, professionisti nel settore, di scegliere:

• il tipo di finitura 

• il tipo di sistema 

• il profilo del prodotto 

che desiderano sia prodotto, ed avere una stima relativa al tempo di approvvigionamento a seconda delle caratteristiche indicate.

STRUTTURA

L’ App è stata pensata per guidare l’utente attraverso 3 semplici passaggi:

  • • riuscire a trovare i codici e/o le descrizioni delle finiture rivestite dei prodotti della I.P.A. srl compatibili con altre finiture prodotte dalle varie aziende di settore
  • • scegliere il tipo di sistema e selezionare i tipi di profili disponibili per quel determinato sistema
  • • avere una stima sul tempo di approvvigionamento

RICERCA FINITURA

L’utente inserisce il codice o la descrizione della finitura desiderata, con l’obbiettivo di trovare le relative corrispondenze di finiture compatibili tra IPA e i produttori di pellicole, i gammisti di profili per serramenti. Eseguendo la ricerca viene fornita anche un’anteprima della finitura selezionata.

SELEZIONE SISTEMA E PROFILO

In seguito l’utente può sceglie il tipo di sistema e, a seconda della selezione, scegliere uno tra i tipi di profili disponibili.

STIMA E TEMPISTICHE

Alla fine è possibile vedere una stima del tempo di approvigionamento, che varia a secoda delle caratteristiche del prodotto che sono state selezionate.

Una giornata diversa dal solito, LEGO, formazione o gioco?

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La giornata conclusa da poco è stata diversa dal solito, sveglia all’alba e via dritti per 2 ore in macchina fino ad arrivare a Trento, dove abbiamo trovato un gruppo di persone con la voglia di “giocare”, o semplicemente provare a vedere le cose da un punto di vista diverso.

L’inizio è stato d’impatto, “Ora costruite la torre più alta che potete… tempo 2 minuti… VIA!” e da questa frase si è partiti per 7 ore di formazione, durante le quali c’è stato un susseguirsi di attività esperienziali, e confronti sulla vita lavorativa di tutti i giorni.

Il tema era “Il mio peggiore cliente – come affrontare i clienti difficili”, titolo molto provocatorio, ma unito al metodo utilizzato, LEGO Serius Play, ne e’ uscita una bella opportunità per noi partecipanti. Unire l’attività lavorativa con la leggerezza del gioco ci ha fatto vedere che le cose si possono fare anche con il sorriso! 

Questo metodo (LEGO Serius Play) ha richiamato molto l’attività Sistemica. La rappresentazione tramite il supporto dei mattoncini ci ha aiutato nell’avere piu’:

  • consapevolezza delle dinamiche che avvengono tra le persone
  • visione del sistema lavorativo da altri punti di vista
  • chiarezza nelle dinamiche a volte nascoste tra colleghi, clienti, azienda, fornitori

portando anche l’attenzione sul fatto che vedere (o intuire) una criticità, è il primo passo per iniziare ad affrontarla e magari anche migliorarla, in piu’ questo corso ha aiutato tutti i partecipanti ad accorgersi di caratteristiche e talenti che spesso vengono date per scontate.

Un grazie va a:

Gian Paolo Barison per l’ottima l’organizzazione 

Giorgio Beltrami per la docenza

E ovviamente anche a LEGO!