Inerzia

Quando va tutto bene, spesso si prosegue per inerzia, “è nel cambiamento che nascono le esigenze”; il periodo appena passato (2020) possiamo dire che è stato pieno di cambiamenti per tutti.
In una realtà che seguiamo tramite lo sviluppo di una applicazione software, è uscita la volontà di ridurre al minimo lo spreco di carta, oltre a cercare di individuare delle procedure che potessero essere più sostenibili e compatibili con tutto il protocollo COVID.

Stiamo parlando di realtà che lavorano con il pubblico, la cui segreteria può essere a stretto contatto con il cliente, nel dettaglio si parla di un paio di poli natatori della zona.

Processo

Guardando il processo d’iscrizione precedente, il nuotatore era costretto ad effettuare molte firme e ricevere molta carta in cambio, in piu’ la struttura doveva andare ad archiviare per anni tutto il materiale cartaceo.

Proprio mettendo l’attenzione sul processo d’iscrizione, abbiamo individuato la possibilità di integrare al nostro applicativo la possibilità di digitalizzare la firma dei nuotatori.

Tutto il processo, in questo modo, poteva risultare molto piu’ snello e sostenibile, oltre alla possibilità di un consumo ridotto della carta rispetto a prima.

Il dubbio principale era come avrebbero potuto prendere il cambiamento le segreteria e i nuotatori, questo per cercare di avere lo stesso ritmo d’iscrizione nei periodi caldi. Grazie ad un confronto abbiamo capito, che il cambiamento sarebbe stato sostenibile e c’erano più punti a favore.

L’esigenza era chiara!

Una volta fatta la ricerca di ciò che poteva offrire il mercato per digitalizzare la firma, abbiamo selezionato il prodotto che poteva avvicinarsi meglio alle esigenze. Abbiamo selezionato un PAD, che permettesse la digitalizzazione della firma in modo da poter gestire tutto il processo dall’applicativo software e avere la firma direttamente sui pdf. Grazie allo strumento individuato l’integrazione è avvenuta senza problemi.

Lo sviluppo tecnico non ha avuto intoppi, e’ l’integrazione e’ stata lineare, infatti oggi l’applicativo permette

  • di far firmare 1 sola volta (a differenza di prima che servivano molte firme)
  • l’applicativo elabora il tutto producendo il documento finale
  • Archivia i file necessari
  • Produce il file da lasciare al cliente (e se serve lo manda per mail)
  • Vengono archiviati i documenti per il recupero futuro

Passato il collaudo interno ed esterno, il passaggio successivo è stato quello di formare il personale delle segreterie.

Era necessario visionare tutto il processo d’iscrizione come sarebbe cambiato, questo per ovviare eventuali dubbi e cercare di dare un servizio continuativo al nuotatore.

Ad oggi questo modulo aggiuntivo è utilizzato dalle due strutture Centro Nuoto Stra e Nuoto Vigonza
Sarà curioso vedere a distanza di tempo come sarà stata acquisita anche da parte dei nuotatori questa nuova modalità, e che risparmio di carta ci può essere stato.

Per i nuotatori delle piscine sopra riportate ricordiamo l’APP per le proprie iscrizioni.