outsourcing informatico

Outsourcing

Quando si parla di Outsourcing si intente la possibilità di affidare l’erogazione di un determinato servizio ad una azienda esterna. Questa possibilità oggi come oggi è utilizzata, per motivi diversi, sia dalla piccola azienda che dall’azienda più strutturata.

Nel dettaglio prenderemo in considerazione la parte di assistenza informatica, cioè tutti quei servizi utilizzati per mantenere attiva, e in qualità, l’operatività aziendale tramite strumenti informatici (quali Server, postazioni pc, e tutta la parte mobile).

Si può parlare di vari livelli di Outsourcing informatico.

Possiamo indicare un primo livello che consiste nel far svolgere al partner, attività specifiche che normalmente erano in carico agli addetti del ced (se presente) o alla persona che internamente all’azienda si occupava delle varie necessità (es Helpdesk, configurazioni software/hardware e installazioni varie).

Un livello superiore di Outsourcing informatico, consiste nell’affidare tutta la gestione attiva e passiva dell’area IT, questo permette di ottenere all’azienda un servizio di monitoraggio e proposte costruttive (oltre alla classica assistenza) per mantenere sempre aggiornato, in sicurezza e in qualità tutto ciò che concerne l’area IT, e non solo attività al verificarsi di un problema.

Vantaggi

Liberare risorse interne all’azienda che si possono occupare dell’attività più produttiva.

Qualità del servizio, una realtà che si occupa principalmente di “informatica” sicuramente è più aggiornata sulle tecnologie e le problematiche che possono nascere dal loro utilizzo rispetto alla singola risorsa che vede molte meno realtà / casistiche.

Un team dedicato e pronto ad intervenire, sicuramente è più veloce nella risoluzione dei problemi rispetto alla singola persona, che spesso deve occuparsi anche di altro.

Costi certi, in quanto solitamente è possibile mettere a budget un costo per tutta l’attività esternalizzata, e questo permette di non avere sorprese nel tempo.

Analisi e monitoraggio, questo è il punto che forse viene curato meno quando la gestione del CED è interna all’azienda, perché spesso si prosegue per inerzia, finché le cose funzionano si lasciano andare, senza prevenire eventuali problemi futuri.

Principali Differenze

La differenza principale tra outsourcing informatico e una assistenza, al verificarsi del problema, sta nel rapporto tra i soggetti (oltre che la qualità del risultato).

Interagire con un team che conosce la tua realtà e la tua situazione, sicuramente risulta meno frustrante rispetto al dover spiegare sempre tutto da zero (o quasi).

Avere un gruppo di persone dedicato che sta monitorando la situazione aiuta a prevenire le problematiche, è dimostrato che si cerca di farle tendere a zero (o almeno i fermi macchina tendono a zero)

La presenza di un team che documenta com’è configurata l’infrastruttura informatica dell’azienda o del professionista può dare tranquillità e qualità nelle decisioni future, e negli investimenti futuri.

Aree d’azione

Un punto a favore di dare in gestione l’area IT a terze parti è la possibilità di rientrare in meccanismi rodati nel tempo, e quindi non inventarsi delle proprie procedure sperando di non avere sorprese, ma trarre vantaggio già dai primi giorni di quanto maturato negli anni. Inoltre sin da subito si iniziano a vedere i cambiamenti nella gestione di tutta l’area IT, in quanto si sfruttano immediatamente comunicazioni che permettono di tenere monitorato il parco macchine, avere avvisi per anomalie che prima potevano anche non essere viste.

Riportiamo le aree che abbiamo strutturato negli anni, con il nostro prodotto, questo per trasferire ciò che è possibile esternalizzare dal punto di vista informatico.

  • Gestione Server (locali e virtuali)
  • Gestione PC
  • Gestione dispositivi mobile
  • Gestione Nas firewall e apparati lan
  • servizio e verifica Backup locali
  • Servizio e verifica Backup in cloud
  • Controllo e monitoraggio sicurezza informatica e protezione da virus
  • Gestione servizi cloud
  • Punto di riferimento con i fornitori di servizi terzi dal punto di vista informatico (gestionale, produzione, pec, e applicativi vari)
  • Help Desk di primo livello
  • Monitoraggio infrastruttura
  • Report statistici riepilogativi

Costi

Oltre alla gestione pratica di tutti i gironi e alla garanzia di continuità, è giusto mettere l’attenzione anche sui costi che ci possono essere, infatti con questa modalità c’è la possibilità di mettere a budget una cifra predefinita in modo da non avere sorprese.

Solitamente il costo lo si riesce ad individuare facendo delle semplici moltiplicazioni in base al numero di postazioni, server, persone.  Già in questo modo è possibile avere un ordine di grandezza per capire il valore di questo servizio.

Rapporto Collaborativo

Quando un’azienda esternalizza un servizio come la gestione informatica, alla base della decisione deve esserci la fiducia reciproca.

Entrambe le realtà (cliente e fornitore) non devono perdere di vista che si sta lavorando per la continuità dell’attività lavorativa del cliente, e che ogni azione deve avere questo fine.

Il fornitore ha il compito di gestire la parte informatica del cliente come se fosse la propria, qualsiasi miglioria individuata ha il dovere di applicarla o almeno di segnalarla al cliente per capire se è fattibile attuarla.

Come qualsiasi criticità nell’attività di tutti i gironi va sottolineata in modo da trovare la procedura per risolverla.