Studi professionali, quando l’informatica offusca il servizio

Oggi come oggi possiamo considerare gli studi professionali come delle vere e proprie aziende, sono totalmente rivolti al cliente, cercando di curare sempre più il servizio che possono offrire, sia che si parli di commercialisti, consulenti del lavoro, Avvocati, Notai…

Il loro obbiettivo principale è quello di concentrarsi sempre più sul servizio offerto, prevenire le esigenze che possono nascere al cliente; tutto questo senza pre-occuparsi di tutto il contorno che esiste nello studio, come ad esempio tutta la parte informatica, che deve essere un semplice strumento di supporto e non uno spreco di attenzioni o energie.

Quando iniziamo ad entrare in contatto, dal punto di vista informatico, con studi professionali spesso escono dinamiche dello studio leggermente diverse dalle classiche conosciute. Ci accorgiamo insieme al cliente, che a volte queste dinamiche, rischiano di articolare tutta la gestione interna dello studio, aumentandone solo la complessità.

Struttura

All’interno dello stesso studio possono essere presenti anche più liberi professionisti che collaborano sugli stessi clienti e magari contemporaneamente ne curano alcuni in modo esclusivo.

Ecco che una attenzione di riguardo andrebbe data anche alla parte di riservatezza dei dati in modo da non condividere troppe informazioni riservate all’interno dello studio, questo anche per garantire una maggiore riservatezza al cliente.

Quantità di software

Spesso i software utilizzati per gestire i servizi erogati possono essere numerosi, basti pensare alla fatturazione, o alla dematerializzazione cartacea, agli invii verso l’agenzia delle entrate, al dialogo con la dogana, agli invii telematici, alla firma digitale, senza dimenticare tutto il mondo della posta certificata e molti altri…

Dietro a tutte queste esigenze, lo studio deve adottare dei software che vadano a soddisfare le esigenze dei propri clienti, e spesso gli Help Desk che gestiscono il primo livello di assistenza non conoscono nel dettaglio le dinamiche dello studio, o non conoscono il contesto in cui viene utilizzato il loro software, rendendo molto faticosa la collaborazione e quindi la soluzione della problematica, con il rischio di dover effettuare più interventi.

Tecnicismi

Spesso il/la collaboratrice è responsabilizzata nel dialogare con i servizi di assistenza relativi a tutti i software utilizzati nello studio, ritrovandosi a dialogare tra varie “lingue” diverse, dovendo mettere insieme i vari tecnicismi che le arrivano.

Tutto questo richiede molto sforzo e tempo, togliendo attenzione al servizio che dovrebbe essere erogato al proprio cliente.

Un desiderio che vediamo negli studi professionali, è quello di avere le postazioni interscambiabili, (in caso di problemi la persona si dovrebbe poter sedere davanti ad un computer e continuare a lavorare senza fermi della propria produttività).

La maggior parte delle volte, che entriamo in contatto con queste realtà, notiamo che questa esigenza resta solo un desiderio, le postazioni nel tempo cambiano, le versioni dei programmi installati non sono più allineate (magari perché le postazioni non vengono nemmeno accese a distanza di tempo), a volte passa in secondo piano l’esigenza di essere tutti allineati, perché prende il sopravvento il servizio al cliente, dimenticando che tutto potrebbe essere molto più semplice ed economico.

A volte fermarsi e pianificare per tempo una riunione, con il proprio sistemista o la società esterna che segue lo studio dal punto di vista informatico, permetterebbe di vedere le cose da altri punti di vista, e permetterebbe di mettere l’attenzione su tutti quegli ambiti che potrebbero essere arricchiti con altri strumenti o semplicemente modificati (ricordiamo che che la tecnologia evoleve molto velocemente). 

Alcuni Spunti:

• La sicurezza dei dati all’interno dello studio ma anche all’esterno 

• Il lavoro concorrente tra colleghi sugli stessi documenti 

• La possibilità di lavorare in mobilità senza percepire di non essere in ufficio 

• Le comunicazioni verso il cliente e dal cliente anche quando i colleghi sono assenti 

• L’interscambiabilità delle postazioni di lavoro 

• La trasparenza degli strumenti utilizzati avendo sempre tutto aggiornato 

Allora… BUONA RIUNIONE. ;)